TRANSITION PLANNING AND SUPPORT

TRANSITION PLANNING AND SUPPORT

PENGANTAR DAN RUANG LINGKUP

Mengingat pentingnya transisi layanan dengan benar ke lingkungan hidup, tidak mengherankan bahwa salah satu proses utama dalam fase ini melibatkan perencanaan semua kegiatan secara menyeluruh dan memastikan bahwa semua sumber daya yang diperlukan tersedia sebagaimana dan di mana mereka diperlukan.

Input kunci untuk perencanaan transisi adalah paket desain layanan, yang berisi semua detail yang relevan tentang perubahan tersebut.

Meskipun tidak bertanggung jawab atas perencanaan rinci kegiatan dalam perubahan atau pelepasan individu, perencanaan dan dukungan transisi memiliki cakupan luas yang mencakup:

• Menetapkan kebijakan, standar, dan model untuk kegiatan dan proses transisi layanan;
• Mengawasi kemajuan perubahan besar melalui semua proses transisi layanan;
• Mengoordinasikan dan memprioritaskan sumber daya untuk memungkinkan beberapa transisi dikelola tanpa konflik;
• Penganggaran untuk persyaratan masa depan untuk transisi layanan;
• Meninjau dan meningkatkan kinerja perencanaan transisi dan mendukung kegiatan;
• Memastikan bahwa transisi layanan dikoordinasikan dengan manajemen program dan proyek, desain layanan dan kegiatan pengembangan layanan.

TUJUAN

Tujuan dari proses ini adalah untuk merencanakan dan mengoordinasikan transisi layanan dan sumber daya yang diperlukan.

Tujuan perencanaan dan dukungan transisi adalah untuk:

• Merencanakan dan mengoordinasikan sumber daya untuk memastikan bahwa persyaratan strategis yang dirancang tercapai dalam operasi;
• Mengoordinasikan kegiatan transisi lintas proyek, pemasok dan tim layanan;
• Memastikan layanan baru atau yang diubah diperkenalkan sesuai anggaran, tepat waktu dan dengan kualitas yang tepat;
• Memastikan bahwa arsitektur, teknologi, proses, dan metode pengukuran baru diimplementasikan dengan benar;
• Memastikan bahwa kerangka kerja umum dari proses yang dapat digunakan kembali standar dan sistem pendukung diadopsi oleh semua;
• Menyediakan rencana yang jelas dan komprehensif yang memungkinkan pelanggan dan proyek perubahan bisnis untuk menyelaraskan kegiatan mereka dengan rencana transisi layanan;
• Mengidentifikasi, mengelola, dan mengendalikan risiko, meminimalkan kemungkinan kegagalan dan gangguan di seluruh kegiatan transisi;
• Melaporkan masalah transisi layanan, risiko dan penyimpangan kepada pemangku kepentingan dan pembuat keputusan yang tepat;
• Memantau dan meningkatkan kinerja kegiatan transisi.

Sebagian besar nilai berasal dari perubahan individual atau layanan baru yang digunakan. Perencanaan transisi yang efektif memungkinkan penyedia layanan untuk mendukung perubahan bersamaan dan memastikan koordinasi kegiatan dan sumber daya yang efisien di berbagai proyek dan tim.

KEGIATAN UTAMA

   Output dari fase desain layanan adalah paket desain layanan (SDP), yang mencakup banyak informasi yang diperlukan oleh tim transisi layanan. Ini termasuk:

• Piagam layanan, yang menggambarkan utilitas dan garansi yang diharapkan;
• Garis besar anggaran dan rentang waktu;
• Spesifikasi dan model layanan;
• Desain arsitektur yang dipilih, termasuk kendala yang diketahui;
• Definisi dan desain setiap rilis spesifik;
• Bagaimana komponen layanan akan dirakit dan diintegrasikan ke dalam paket rilis;
• Rilis dan rencana manajemen penyebaran;
• Kriteria penerimaan layanan.

           Kegiatan transisi layanan harus dipantau terhadap niat yang ditetapkan dalam model transisi dan rencana untuk memastikan kesesuaian. Laporan manajemen tentang status setiap transisi akan membantu untuk mengidentifikasi ketika ada perbedaan yang signifikan dari rencana sehingga, misalnya, manajemen proyek dan organisasi manajemen layanan dapat merespons sesuai.

Rencana transisi mungkin memerlukan amandemen agar sejalan dengan kenyataan yang telah berubah sejak desain. Ini tidak sama dengan desain atau kesalahan yang buruk dalam memilih model transisi, tetapi hanya refleksi dari lingkungan yang dinamis.

Pemicu utama untuk merencanakan satu transisi adalah penerimaan perubahan yang disahkan, meskipun perencanaan jangka panjang dapat dipicu oleh penerimaan proposal perubahan. Penganggaran untuk persyaratan transisi di masa depan akan dipicu oleh siklus perencanaan penganggaran organisasi.

Input utama adalah paket desain layanan, yang mencakup definisi paket rilis dan spesifikasi desain, rencana uji dan penyebaran, dan kriteria penerimaan layanan (SAC).

Keluaran akan berupa strategi transisi, anggaran, dan serangkaian rencana transisi layanan yang terintegrasi.

HUBUNGAN DENGAN PROSES MANAJEMEN LAYANAN LAINNYA

Perencanaan dan dukungan transisi memiliki antarmuka untuk tim program dan proyek, dan pelanggan, serta hampir setiap bidang manajemen layanan lainnya termasuk:

• Manajemen portofolio layanan (SPM) dan manajemen permintaan, yang harus memberikan informasi jangka panjang tentang proposal masa depan dan kemungkinan kebutuhan sumber daya;
• SPM dan manajemen hubungan bisnis, untuk membantu mengelola komunikasi dua arah yang tepat dengan pelanggan dan kegiatan perencanaan strategis;
• Semua bidang desain layanan, meskipun ini terutama melalui kontribusi mereka terhadap paket desain layanan;
• Manajemen pemasok, untuk memastikan bahwa ada kontrak yang sesuai;
• Proses transisi layanan lain yang dikoordinasikan oleh perencanaan dan dukungan transisi;
• Fungsi operasi layanan untuk mengoordinasikan pilot, serah terima dan dukungan kehidupan awal;
• Manajemen teknis dan manajemen aplikasi, yang akan menyediakan personel yang diperlukan untuk melakukan banyak aspek transisi layanan (mis. Untuk meninjau perubahan atau merencanakan penyebaran).

Perencanaan transisi dan proses dukungan banyak menggunakan sistem manajemen pengetahuan layanan untuk menyediakan akses ke berbagai informasi yang diperlukan untuk perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang.